Un altfel de job description – de ce ne plac Achizitorii (1)

Este o miniserie cu câteva joburi pentru care am pregătit un altfel de job description – fara formalism, limbaj de lemn sau impersonal si mai ales argumentat.
In toate anunturile de recrutare regasim anumite puncte comune – atenție la detalii, excelente abilitati de comunicare, orientare spre rezultate dar nu avem si argumentele din spate, spre exemplu la ce si cum îmi folosesc atenția la detalii intr-o meserie ca cea de achizitor ?
Despre asta mi-am propus sa scriu astăzi, acel mix unic de abilitati, activități pe care le desfasoara un buyer sau un achizitor. In primul rand cum se fac ei vizibili în organizație ? Ei sunt „vinovati” pentru:

• Centralizarea nevoilor interne ale companiei in ce privește serviciile si produsele finite, materiile prime
• Contactarea furnizorilor, negocierea, analiza de oferte si furnizarea a cel puțin 3 variante dintre care clientul intern sa poată alege
• Intocmirea contractului si urmărirea desfășurării acestuia de la momentul in care s-a lansat comanda în sistem pana când s-au livrat produsele / s-au prestat serviciile si factura a ajuns în contabilitate

Poate ca un achizitor nu desfasoara toate aceste activități dar cu siguranță macar 3 vor fi prezente in orice companie – centralizarea nevoilor, analiza de oferte si negocierea.
Ce așteptam noi clienții interni de la achizitori ?

• Sa ne inteleaga cerintele privind produsele si serviciile dorite
• Sa ne ofere produse si servicii de calitate si la timp si cu preturile in buget
• Sa ne dea posibilitatea sa alegem din mai multe variante nu sa mergem cu furnizorul X sau Y doar pentru ca așa am procedat pana acum
• Sa ne informeze daca se întârzie livrarea produselor si eventual sa avem un plan de rezerva

Ce deducem de aici in privința abilitatilor unui achizitor ?

• Excelente capacități de comunicare – pentru a înțelege deopotrivă clientul intern si furnizorul
• Excelente abilitați de negociere – sa obțină cele mai bune condiții pentru companie
• Proactivitate si planificare -ca si la recrutare, sa aibă un plan B sau macar sa informeze clientul privind discrepanta intre ce a promis inițial si ceea ce se va întâmpla cu produsele sau serviciile sale
• Diplomație – este o calitate esențială care ii permite sa rămână într-o relație pe termen lung cu furnizorii chiar si in momentele când aceștia nu livrează la standardele dorite

Pentru o relatie win-win, achizitorul are nevoie sa fie inteles de clientul intern. Ca atare, ce își doresc achizitorii de la clienții interni?

• Claritate – adică un caiet de sarcini clar, cerinte concise si suficient de detalitate încât sa nu facă ping pong intre clientul intern si furnizor
• Bugetul in care poate jongla – nu e fezabil sa ceri mobilier de exemplu de la Mobexpert si sa ai buget de Ikea (exemple pur aleatorii, ma refer la prețuri si nu la criterii de calitate a produselor)
• O anumită planificare – cu cat este mai aproape de termenul la care produsul sau serviciul trebuie livrat, cu atat va fi mai dificil de  găsit furnizori care sa indeplineasca toate cerințele

Desi exista un interes comun, de multe ori între achizitori si clienții interni și furnizori apar fricțiuni, care își au originea in mare parte in modul de comunicare, omisiunea unor aspecte importante din partea oricareia dintre parti.  Este o „relație complicata”, „condimentată cu de toate” care ii face cu atât mai plăcuți pe achizitori.
Ei sunt cei care au rabdarea de a ne asculta toate cerințele, modificările pana la varianta finala a produsului sau serviciului dorit, ei sunt cei care îmbraca „haina diplomatiei” fata de furnizori știind ca toate modificarile tensionează relația si doar cu zâmbetul pe buze și cu calm pot răzbi, ei sunt cei mai fermi, poate întocmai avocaților, când solicita produse sau servicii la un anumit nivel.
Ei sunt „depozitul de nemultumiri sau duhovnic” – orice mica modificare fata de idealul dorit le este transmisă si nu intotdeauna intr-o maniera eleganta.
Ei sunt „risipitorii companiei” – adică ei generează costurile si în virtutea acestui aspect, de multe ori uitam sa le multumim pentru contribuția lor.
Integritatea si obiectivismul in alegerea celor mai bune oferte, indiferent de cat de ușoară sau de dificilă este relația cu furnizorul ales de client, le este caracteristica.
Ca atare înainte de a judeca o persoana, dati-va libertatea de a înțelege constrangerile jobului sau, „harta ei proprie”.