Cum organizăm un internship de succes

Citești in: 5 minute

Sunt puțin invidioasa pe studenții de acum pentru că au mai multe oportunități din partea companiilor decât erau pe vremea când mă luptam eu cu materiile de la Academia de Studii Economice. Aceste opțiuni se regăsesc sub forma asa numitelor internship-uri și au apărut nu neaparat din cauza volumului de munca mai mare, ci a deficitului de forța de muncă existent în România, a lipsei de compatibilitate între ce oferă sistemul de învățământ și ce au nevoie companiile. Un internship este util din perspectiva managementului de talente, dar și consumator de timp, de bani pentru angajator, de aceea m-am gândit sa ofer câteva idei despre cum organizăm un internship de succes.

Primul aspect important de care sa ținem cont este respectarea legislației și as menționa aici Legea 176 pe 2018.

Respectăm legislația în vigoare

Informațiile se mai pot schimba, de aceea este bine sa va abonați la un site care oferă informații juridice actualizate permanent. Eu voi reda doar câteva puncte cheie, valabile la momentul scrierii articolului:

  • Programul de internship se desfășoară în baza unui contract de internship, care se încheie pe o perioada de maxim 6 luni, fără posibilitatea prelungirii
  • Contractul de internship se înregistrează în registrul electronic de evidenta a internshipurilor
  • Numărul de interni aflați simultan în companie nu poate fi mai mare de 5% din numărul salariaților firmei, excepție fiind compania cu 20 de salariați unde vor fi cel mult 2 contracte de internship
  • Cuantumul indemnizaţiei pentru internship este egala cu cel puţin 50% din salariul de bază minim brut pe ţară garantat în plată şi se acordă proporţional cu numărul de ore de activitate desfăşurate (maxim 40 pe săptămână)
  • Programul de internship se desfășoară sub supravegherea unui „îndrumător” desemnat din partea companiei, persoana cu cel puțin un an de experienta în domeniul sau de activitate
  • Evaluarea activităţii internului se realizează pe baza unui referat de evaluare, intocmit de îndrumător în termen de 5 zile lucrătoare de la finalizarea programului de internship, care va cuprinde descrierea activităţilor desfăşurate de intern, modul de indeplinire al acestora și nivelul la care au fost indeplinite.

Acum că am bifat primul punct, cel legislativ, avem nevoie sa alegem îndrumătorul. Drept urmare nu vom face selecție doar între candidații pentru poziția de intern, ci și între îndrumători:

Cum organizăm un internship de succes

Cum organizăm un internship de succes – Alegem mentorii potriviți

Tendinta fireasca este sa alegem îndrumători pe cei care au cea mai relevanta expertiza tehnica pe domeniul respectiv sau la care raportul timp sarcini proprii – activitate de îndrumare este unul bun. Ei bine, va propun sa luați în calcul și o alta varianta, pe care o expun chiar din postura studenților cu care iau contact în cadrul Asociației Tara Tinerilor Uniți.

Citește și Creativitatea și abilitățile oratorice ale liderului se învață! 

Alegeți un mentor care sa îndeplinească cinci criterii esentiale:

  • Perspectiva de ansamblu, nu doar a propriului rol, ci si asupra companiei. Dacă îndrumătorul nu cunoaște în profunzime business-ul în care se află, cu atât mai puțin va înțelege un biet absolvent, îndoctrinat teoretic pe băncile facultății.
  • Răbdare și simultan empatie. De multe ori aud studenții povestind ca li se dau lucruri de făcut fără sa li se explice de ce fac, ca le este teama sa întrebe sau ca li se dau sarcini mărunte, pentru ca ei sa nu greșească și apoi sa fie tras la răspundere supervizorul. Total eronata aceasta optica pentru ca nu încurajează potențialul și creativitatea internilor.
  • Sa fie imaginea companiei. Cand rostești numele candidatului sa îl poți asocia instant cu compania respectiva. Nu ma refer aici doar la rezultate, ci și la atitudine. Transmite el valorile companiei, este el capabil sa fie un model pentru un viitor posibil angajat? 
  • Sa aibă plăcerea de a împărtăși. Poate sa fie cel mai bun om din companie, dacă nu este genul de persoana care oferă suport, căruia ii place sa împărtășească cu ceilalți informații, secretele reușitei șamd, e total inutil sa îl punem într-un asemenea rol.
  • Sa participe la procesul de selecție al internului. Oricât de mult ne-am ghida după rezultatele testelor de personalitate, după interviul între HR si candidat, tot chimia între mentor și intern primează. De aceea, măcar la interviurile de pe lista scurta, este de preferat sa asiste si indrumatorul. Dacă acesta observa ca au stiluri de lucru diferite, ca are un candidat prea lent pentru temperamentul sau, cu care nu va putea rezona, este bine ca noi recruiterii sa știm, ne salvam timp prețios.

Avem și mentorul pregătit sa își ia rolul in primire, acum urmează etapa în care ne răspundem la întrebările: De ce organizam un internship? Si care sunt obiectivele unui program de internship? 

Stabilim obiectivul internship-ului, stabilim obiectivele activității, le trecem în „job description”

Chiar dacă durează doar 6 luni, internship-ul trebuie privit exact ca un job, ceea ce înseamnă că internul va avea o fisa de internship in care vor fi specificate obiectivele și sarcinile necesar a fi îndeplinite.

Nu angajam un intern pentru a ajuta trei departamente sa facă ordine în hârtii sau ce mai are nevoie fiecare angajat din departamentele respective, de exemplu (unul real din păcate).

Cum organizăm un internship de succes - stabilim activități, nu e Jack of all trades

Tot asta înseamnă că vom avea onboarding ca la carte, ca vom face tot posibilul sa se simtă bine în echipa respectiva, ca vom discuta periodic cu el despre ce îl motivează, dar și despre dificultățile pe care le întâmpină în realizarea sarcinilor.

Consultând câteva programe de internship, mi-a atras atenția Metro Systems cu programul Metro School of Commerce.Sunt prezentate foarte clar cerințele, așteptările de la viitorul intern, câteva aspecte legate de activitatea desfășurată precum și beneficiile. 

Cum organizăm un internship de succes – Stabilim limite

Internship-ul presupune flexibilitate, mai ales dacă avem un student în anul doi sau chiar în ultimul an (dacă durata cursurilor este de 3 ani). De aceea e bine sa avem trasate limite. Una dintre ele se leagă de program – cât are voie internul sa lipsească, în virtutea pregătirii pentru o sesiune de examene sau cum procedam când el nu își poate finaliza sarcinile din acest motiv? O alta limita este cea de securitate. Cat de mult acces ii dam internului, cum ne protejam de posibile riscuri? (mai ales dacă va avea diploma de absolvent  în IT și noi ii oferim un internship in programare).

Evaluam succesul/eșecul programului de internship și al internului

Poate ca programul de internship a fost un real succes și s-a soldat cu angajarea persoanei respective pentru ca am avut și o poziție deschisa la acel moment, dar dacă nu va fi asa, cum procedam? Recomandarea mea este sa avem un exit interview, in care sa clarificam cu internul așteptările pe care le-am avut initial și cum stau lucrurile în prezent. Poate ca nu e vina internului și cu atât mai mult vrem sa păstrăm legătura cu el pe viitor.

Cum organizăm un internship de succes exit interview

Am descoperit un ghid interesant, bun in faza de interviu, dar care poate fi adaptat și la cea de exit interview, el poate fi descarcat de aici.

Și nu costa nimic, mai ales dacă internul a avut o prestație foarte bună, sa il lăudați, sa ii spuneți ce competente și-a îmbunătățit. Bineînțeles și ce poate face mai bine pe viitor.

Cât despre evaluarea programului de internship, eu personal găsesc ca cele mai bune doua unelte de măsurare sunt: rata angajărilor, dacă am avut de la început acest obiectiv, cumulata cu durata in noua poziție și rata de promovare a internship-ului in rândul celorlalți tineri. La cel din urma indicator este mai dificila măsurătoarea, dar cum știți și voi, oricât de multa publicitate am face pentru un produs, serviciu, companie, tot „vorba din gura in gura” este cea mai eficienta reclama. Ca instrumente concrete de măsurare puteți folosi chestionarul și numărul de recomandări venite din partea internului respectiv.

Concluzia mea este ca, deși pare simplu sa oferim un program de internship, dacă vrem sa facem ceva cu adevărat profesionist, e nevoie de timp, de oameni, de resurse financiare pentru a-l recompensa corespunzător și de multa răbdare! Nicio floare nu înflorește fără pic de ajutor!

1 Comment

  1. Illusion15 mai 2019

    Chiar sunt mult mai multe opțiuni acum și asta e bine (și da, și eu sunt invidioasă).

    Răspunde

Lasă un răspuns

Scroll to top
%d blogeri au apreciat: