Cum alegem corect furnizorul de sisteme de HR?

Citești in: 9 minute

Menționam într-un articol anterior Campania Ce soft de HR îmi aleg?  că voi încerca, în măsura  în care primesc de la furnizorii de soluții de HR, să vă detaliez câteva dintre sistemele de HR existente pe piața din România și tipurile de companii cărora li se adresează. Acesta este primul articol și el răspunde, printre altele, la întrebarea: Cum alegem corect furnizorul de sisteme de HR?

Am detaliat cu Andreea Georgescu, Creative DOer cu peste 18 ani de experiență în HR într-un interviu de colecție cele mai importante aspecte și cum alegem corect furnizorul de sisteme de HR. Am setat cadrul comun de discuție si iată ce interviu de colecție fain a ieșit:

  • Ce sisteme de HR integrate și ce module de HR ai folosit?

1. Charisma – modulele de administrare de personal și salarizare implementate într-o firmă românească

2. MyStaff – modulele de administrare de personal, salarizare, pontaje, managementul performanței.

Da, au creat acest modul pentru compania la care lucram atunci.

3. SAP – ERP-ul integrat la nivel global cu toate modulele de business (financiar, stocuri, HR, achiziții, logistică, etc.). Modulele de HR implementate au fost toate, mai puțin partea de salarizare care se localizează la nivelul fiecărei țări în funcție de legislația locală. Este prea costisitor să dezvolți acest modul în orice sistem, pentru că diferențele sunt mari între țări și la noi legislația se schimbă de câteva ori pe an.

4. SuccessFactor – aplicația de managementul performanței care acum este în portofoliul celor de SAP

5. Taleo – aplicația dedicată recrutarii,  care acum este in portofoliul celor de Oracle

Cred că următorul mi-ar plăcea să fie WorkDay ca să completez portofoliul experiențelor în domeniu. 😊

  • În ce etape ale business-urilor s-au folosit, câți oameni aveau departamentele de HR, dar și business-urile respective?

Implementarea de sisteme devine utilă unui business abia când acesta ajunge în faza de maturizare, când a reușit să construiască un portofoliu stabil de produse care generează un portofoliu stabil de clienți ce generează venituri și un profit predictibile.

Dacă nu a ajuns în acest stadiu de evoluție, nu poți justifica investiția de bani în crearea de standarde și proceduri de lucru, pentru că încă trebuie să inoveze pentru a-și stabiliza segmentul de piață.

Sistemele sunt, de fapt, replicarea în tehnologie a regulilor și procedurilor de lucru într-o companie care a ajuns în stadiul în care trebuie să eficientizeze ceea ce produce astfel încât să crească profitul acelei afaceri.

Eu am implementat sisteme de administrare de personal, salarizare și pontaje și în companii de 200 de oameni cu doar 2 oameni in HR (eu și un junior).

Dar am implementat și în companii de 900 de oameni cu 6 oameni în HR, dintre care doar 2 am fost implicați în proiect.

Fără automatizarea acestor trei procese, orice alt modul implementat este pierdere de bani. Mai bine păstrăm excelul.

Dacă vreți, putem considera cele trei module (administrare de personal, salarizare și pontaje) ca fiind coloana vertebrală a tuturor activităților dedicate oamenilor dintr-o companie.

Următorul modul ar putea fi cel de recrutare care este cel mai activ în această perioadă pe piață din România. Acesta este echivalentul musculaturii pe care o folosim pentru rutina zilnică.

Și acesta trebuie implementat doar dacă ai un volum mare de recrutari care solicită interacțiunea cu multe canale, mulți candidați, mulți manageri din interior.

Eu am implementat acest modul în companii cu cel puțin 400 de angajați în perioda de boom a recrutarii, dar sunt companii în care se implementează acest modul când ajung la un număr mai mare de angajați, iar în departamentul de HR se creează nevoia unei echipe dedicate recrutarii.

Și într-un final se decide implementarea unor module de managementul performanței, trainingurilor, managementului talentelor etc.

Aceste implementări devin obligatorii atunci când intervine HR-ul corporate. Deja vorbim de echipe mari cu peste 1000 de oameni și echipe de HR de 8+ oameni care sunt implicați in această implementare, fiecare în aria lui.

  • Ce criterii ați avut în minte când ați ales să faceți schimbarea? În ce punct erați?

Există un moment în care, oricâtă bunăvoință ar avea o echipă de HR, se sufocă în hârtii și birocrație impuse de legislația actuală. Acel moment este frustrant pentru toate părțile implicate și este generat de următoarele situații:

🏷️ Nu se găsesc informațiile despre angajați atunci când trebuie să faci schimbări

🏷️ Scapi de sub control comunicarea cu candidații în procesele de recrutare

🏷️ Nu poți furniza rapoarte corecte în ceea ce privește dinamica organizației

🏷️Evaluarea devine cea mai frustrantă perioadă a anului

🏷️Orele suplimentare se adună pentru a completa toate aceste cerințe

Și atunci prima întrebare este: se poate face altfel? Un om de HR experimentat, care a trecut prin alte companii, va sesiza rapid problemele și va face o analiză a datelor, inclusive cifre, ca să convingă echipa de management că se pierd bani cu modul tradițional de a face aceste activități recurente.

  • Cum alegem corect furnizorul de sisteme de HR, cum ați făcut selecția între ei? Ce a contat în decizia de business, pe lângă preț și utilitate?

Dacă decizia de selecție era la nivel local, am scris întâi, ca la școală, ce vreau să obțin când am un sistem de HR.

În primul rând trebuie să-mi răspund la cele două întrebări:

  • Administrare de personal externalizată sau nu?
  • Salarizare externalizată sau nu?

Astfel încât să văd ce furnizori pot invita în procesul de selecție.

Dacă am decis pentru externalizare, ca să reduc costurile cu personalul, care sunt celelalte nevoi pe care vreau să le acopăr cu această investiție:

Pot să transfer niște acțiuni ale angajaților în această platformă?

Cel mai simplu exemplu este cel al cererilor de concediu de odihnă, pe care nu ni le mai dorim pe hârtie din motive de protejare a mediului și care, transferate direct în calculul salarial, elimină dublarea timpului de introducere a informațiilor (din cerere în aplicație).

Exemplul care, sper să convingă cât mai mulți oameni de business, este cel al procesului de evaluare.

Am făcut un calcul acum câțiva ani pentru o companie de 100 de angajați câți bani se pierd în procesul de evaluare clasic (hârtie creion sau word). 50 000 de Euro în 2 luni pierduți pentru procesul de evaluare clasic.

Acolo a fost nevoie, mai întâi, să rebrand-uim și să simplificăm procesul de evaluare și apoi să introducem un modul care reducea timpul per angajat de la 30 de ore alocate evaluării anuale la 3 ore (cu tot cu discuția cu managerul).

Cum alegem corect furnizorul de sisteme de HR? Găsind răspunsuri și la întrebările de mai jos:

Pot să obțin rapoarte relevante pentru toată lumea: contabilitate, management?

Pot să accesez contul meu de angajat de oriunde?

Pot să adaug ulterior și alte module?

Poate să apară și criteriul “cât de prietenoasă este aplicația”? 

Sunt criterille de Securitatea și stabilitatea aplicației/ sistemului pe care reprezentanții echipelor de IT le solicită?  Cel mai simplu exemplu este cel legat de stabilirea parolei pentru fiecare user.

Începând cu 2018 relevante sunt și criteriile GDPR, de protecție a datelor pe care să le asiguri atunci când vorbim de o terță persoană juridică.

  • Cum a fost mai bine- cu module separate sau sistem integrat?

Cel mai bine este cu module integrate. Cred că deja am scos în evidență acest aspect prin exemplele anterioare.

  • Cât a durat implementarea și ce eforturi a presupus din perspectiva HR, dar și de business?

Implementarea poate să dureze cel puțin 2 luni, dar nu recomand pentru că este pe repede înainte și pot să scape multe informații care, ulterior, costă suplimentar.

Ținând cont că, în timpul unui proiect de implementare, angajații trebuie să livreze, în primul rând, pentru business, o implementare de un singur modul ar trebui să dureze 3 luni dupa semnarea contractului cu furnizorul ales:

• Întâlnirea HR-ului cu analiștii de business de la furnizor pentru detalierea specificațiilor tehnice

• Verificarea documentației de implementare

• Adaptarea textelor folosite de aplicație

• Colectarea datelor pentru migrarea în noua aplicație este cea mai lungă și dureroasă etapă. Aici, echipele de HR au cea mai bună oportunitate de a face curat în baza de date și în acte.

• Testarea sistemului cu diferiți utilizatori

• Construirea și livrarea planului de schimbare și comunicare în care trebuie să fie introduse multe sesiuni de instruire cu angajații, astfel încât să crești gradul de acceptare

• GO-live care invariabil aduce în față erorile din etapele de implementare

• Perioada de după implementare, care pune accent pe instruirea utilizatorilor în utilizarea sistemului deși au trecut prin sesiunile de educare.

Nu e glumă, e realitate. Și nu e de condamnat, e parte din procesul de acceptare a ceva nou/ diferit de rutina confortabilă de până atunci.

  • Cum au apreciat clienții interni, adică utilizatorii, acele sisteme și cât de repede s-au adaptat?

Cei care s-au mai întâlnit, în companiile anterioare, cu astfel de sisteme, au fost mai deschiși; dar și aici există tendința de a compara și de a aprecia mai bine experiențele anterioare.

După 6-9 luni, toți acceptă orice activitate în sistem ca parte din rutina zilnică.

Întotdeauna vor fi cârcotași, dar ei sunt cârcotași la orice se întâmplă.

  • Ați fost nevoiți să dați afară oameni ca urmare a noilor tehnologii? Sau a existat un surplus și dacă da, ce ați făcut cu el?

În experiența mea, din HR nu am dat oameni afară. S-a lucrat cu echipe la minimum de oameni și sistemele i-a ajutat să eficientizeze timpii pe anumite activități care erau manuale eliminând ore suplimentare inutile, oferind alte servicii de care angajații aveau nevoie.

Dar da, sunt și cazuri în care implementarea unui sistem ce automatizează unele procese duce la restructurarea de personal în echipele de HR.

  • Ce costuri are compania pentru achiziționarea modulelor/ sistemelor de HR și ce costuri sunt pentru mentenanță?

Cifrele diferă de la furnizor la furnizor. Sunt oferte la care am văzut și 1000 de Euro pe implementare, ceea ce am apreciat ca dubios ținând cont că oamenii de IT care scriu cod pentru acel sistem sunt scumpi.

Cu 1000 de Euro ori nu apreciezi munca programatorilor și ai in echipă doar persoane la început de drum, ori gradul de personalizare a sistemului in funcție de nevoile clientului este redus.

Costul unei implementări depinde de numărul de ore pe care echipa furnizorului o va petrece pe proiect.

Cu cât ai mai multe lucruri specifice companiei tale, cu atât va crește numărul de ore. Cu cât mai simple și aliniate la standardul deja stabilit în sistem, cu atât vor fi mai puține ore, dar sigur vor fi costuri mai mari de 1000 de Euro.

Dacă sunt implementări globale, vorbim de costuri de milioane de euro.

Costurile de mentenanță ar trebui cuprinse în contract sub cheltuiala furnizorului dacă sunt schimbari generate de legislație.

Dacă sunt modificări pe care le solicit eu pentru că vreau un raport anume pe care nu-l am în pachetul de bază, atunci ne întoarcem la numărul de ore pe care furnizorul îl alocă pentru acea dezvoltare. Pot să fie 160 de ore sau pot să fie 400 de ore.

  • Cum alegem corect furnizorul de sisteme de HR, adică ce greșeli ne ferim să facem?

Sunt multe greșeli care pot să devină frustrante:

🏷️Să implementezi un sistem fără să întrebi la HR-ul de grup dacă vor veni cu vreun proiect global în acest sens;

🏷️Să derulezi implementarea cu un singur om din echipa de HR fără să-i implici pe toți: pot să scape multe aspecte pe care le știu doar specialiștii pe acele arii;

🏷️Să implementezi fără să consulți oamenii din business (contabilitate, IT dar și manageri de echipe);

🏷️ Să implementezi fără un plan de schimbare și de comunicare, ceea ce va duce la un grad de acceptare redus în prima fază și chiar la considerarea proiectului ca fiind un eșec;

🏷️Să implementezi un modul de recrutare sau evaluarea performanței sau de training fără să implementezi cele 3 module cheie;

🏷️Să lasi lucrurile pe ultima sută de metri va duce la multe corecții de erori în faza de post-implementare și va afecta imaginea echipei de HR. 

  • Cum alegem ce fluxuri automatizăm?

Dacă se decide pentru un furnizor cu experiență pe piață multe lucruri sunt deja dezvoltate. Rămâne doar să ajustezi unele lucruri în funcție de cum se desfășoară sau vrei să se desfășoare procesele în compania ta.

De exemplu la modulul de recrutare: în organizațiile mici, de obicei, doar echipa de HR are acces la acest modul fiind limitat la reproducerea etapelor de recrutare și selectie.

În organizațiile mari, există inclusiv un flux de aprobare a recrutării pentru pozițiile libere sau noi din organizație; asta înseamnă că, dacă în echipa de contabilitate s-a eliberat un post, managerul acelui post face cerere de recrutare care trebuie aprobată de un membru al echipei de board/ administrație și apoi HR-ul poate demara procesul de recrutare.

Evident că în faza de cerere de recrutare, HR-ul trebuie să stea alaturi de managerul acelui post pentru a construi împreună profilul necesar pornind de la fișa de post existentă.

Prin urmare, câte fluxuri sunt de implementat depinde de regulile existente în acea companie. Cu cât sunt mai simple procesele în realitate, cu atât va fi mai simplu de implementat.

Ce decizi să automatizezi? Este simplu: cât se poate de mult, astfel încât să poți să aloci mai mult timp discuțiilor față în față care aduc mai multă valoare.

Dacă ne raportăm tot la modulul de recrutare, etapele de automatizare sunt:

1. Apare nevoia în companie (că vine mail, că vine managerul direct la tine) => rămâne să definiți profilul căutat și alte detalii legate de pachet, persoane implicate, canale recomandate etc. Aici este consultanță față în față. Nimic de automatizat.

2. Când toate cele de mai sus sunt definite, ele trebuie să fie replicate în sistem: poziția liberă sau noua poziție să fie eliberată sau creată, profilul trebuie actualizat și aprobat, dacă este cazul, de unul dintre membrii decidenți definiți.

Am menționat că în organizațiile mari aceste poziții trebuie să fie aprobate de un membru al echipei de board. Nimic de automatizat.

3. Apoi nevoia trebuie comunicată: în interiorul companiei și apoi pe canalele externe. Aici se automatizează tot.

Automatizarea se face pornind de la niște tipare de anunțuri agreate în faza de implementare și integrate cu platformele folosite: intranetul companiei și canalele externe (site-uri de recrutare, Linkedin, Facebook, etc)

4. Apoi incep să apară candidații care își încarcă profilele în modulul de recrutare.

Aici sunt două fluxuri care se definesc: unul pentru candidații interni, altul pentru cei externi; ambele pot fi automatizate în mare măsură.

Și așa se ia în discuție fiecare etapă cu furnizorul de software.

Ce e important într-un proiect de implementare de sisteme de HR este că se creează o oportunitate grozavă pentru toată compania: aceea de a eficientiza la maxim orice proces.

Din păcate, în multe companii se păstrează modul greoi și alambicat de lucru existent și acesta se reproduce identic în sistem. Asta devine greu de vândut beneficiarilor și costisitor ca implementare.

  • Câteva cuvinte despre Andreea Georgescu și despre traseul profesional

Sunt mamă de doi copii. Lucrez în HR din 2001. Primii 3 ani intr-un ONG apoi în companii din domenii diferite: import/ export, retail, farma, servicii financiare, FMCG și consultanță.

Am trecut prin toate ariile de HR, de la recrutare, training și dezvoltare, compensații și beneficii, relații industriale, managementul talentelor, managementul performanței, dezvoltarea liderilor, șamd; dar cel mai mult m-am regăsit în proiectele ce țin de strategia de business și HR.

Am lucrat pentru companii în diverse stadii de dezvoltare: de expansiune, mature, transformare. Nu am lucrat însă în companii în fază de start-up și nici în companii care și-au inchis business-ul.

Mulțumesc Andreei pentru un prim articol excelent din campania Ce soft de HR îmi aleg? și vă aștept, pe cei care furnizați module/sisteme de HR să discutăm despre soluțiile pe care le propuneți.

Îmi puteți scrie pe mail la adresa Oanahrp@gmail.com și ne auzim ulterior la telefon pentru mai multe detalii.

Lasă un răspuns

Scroll to top
%d blogeri au apreciat: